Met LISA Contributie is het mogelijk om automatisch herinneringen te laten versturen. Tijdens de oplevering stellen wij dit normaal gesproken ook in samen met de penningmeester. Onderstaand een voorbeeld van een herinneringsprofiel van een vereniging:
Er zijn altijd 4 herinneringsmomenten. Standaard zetten we dit zoals hierboven op 15-30-45-60 dagen. Bij de 3e en 4e herinnering kunnen er eventueel aanmaningskosten worden toegevoegd, in bovenstaand voorbeeld zal er €20 bovenop het originele bedrag worden toegevoegd na 45 dagen. Dit kan later ook altijd nog gewijzigd worden.
Sommige verenigingen kiezen ervoor om de herinneringen handmatig te blijven doen. Dit kan via Facturen > Aanmanen:
Hier kan vervolgens bepaald worden welke facturen geselecteerd worden op basis van hoeveel dagen de factuur al openstaat:
Vervolgens komt er een overzicht tevoorschijn en kunnen de aanmaningen worden aangemaakt.
- Als het linker vinkje aanstaat betekent het dat deze wordt aangemaakt en wordt klaargezet om te mailen zodra ''aanmaken herinneringen'' wordt geselecteerd.
- Het rechter vinkje moet aan staan als er eventuele aanmaningskosten moeten worden toegevoegd.
- Door op het PDF icoontje te klikken wordt er een voorbeeld van de PDF gedownload.
Als dit gedaan is kan de herinnering gemaild worden via Facturen > Verzenden > Aanmaningen emailen. Zie onderstaand:
In dit scherm kan de mail worden geplakt / getypt. Alle herinneringen lopen via een iDeal betalingslink, het is daarom belangrijk dat de link naar iDeal in de mail zit. Dit is de tag ''{factuurlink}'', rood omcirkeld in de onderstaande screenshot:
Voorbeeld template herinneringsmail:
Onderwerp: [CLUBNAAM]: Herinnering openstaande contributie
Beste {voornaam} (of ouders/verzorgers van),
In de bijlage treft u de herinnering aan voor de openstaande facturen van het seizoen 2019-2020. Per openstaande factuur versturen wij u een aparte email. Via onderstaande link is deze direct te betalen via iDeal:
{factuurlink}
Wilt u de nota controleren? Mochten er nog vragen of wijzigingen zijn, wilt u deze dan z.s.m. aan ons kenbaar maken via [[email protected]]?
Let op: de facturatie vindt plaats via de rekening van [CLUBNAAM] van Mollie. Op uw rekeningafschrift zal per lid de naam, het lidnummer en het factuurnummer zichtbaar zijn.
Met vriendelijke groet,
[NAAM PM]
[CLUBNAAM]
LET OP: Gegevens tussen de vierkantje haakjes [ ] moeten vervangen worden door de persoonlijke gegevens.
Alles tussen de accolades { } zijn tags die door het systeem automatisch worden ingevuld.
Waar kan ik zien of er automatische herinneringen zijn verstuurd naar leden?
Via Overzichten > Alle facturen kan er makkelijk bekeken worden welke facturen nog openstaan en hoeveel dagen deze openstaan.
Dit is een vereniging die automatische herinneringen ingeschakeld heeft staan en waarbij de eerste herinnering wordt verstuurd na 15 dagen. Alle leden waarbij nu 18 dagen een openstaand bedrag staat zouden dus een herinnering gekregen moeten hebben, dit is zichtbaar in de lidkaart > tabblad KIM. (leden kunnen vanuit bovenstaande lijst rechtstreeks geselecteerd worden om zo naar de lidkaart te gaan)
''Bericht verstuurd met LISA Contributie'' betekent dat er een herinnering is verstuurd naar dit lid. Hierin is dus de iDeal betalingslink opgenomen zodat het lid het resterende bedrag gemakkelijk zelf kan overmaken.
In het geval van een stornering zal dit hier ook bij staan, inclusief de reden van stornering. Zie onderstaand:
Wanneer ''[info]'' wordt geselecteerd zal de reden van stornering tevoorschijn komen. ''Wat betekenen de storneringscodes'' verwijst door naar een pagina met uitleg over de verschillende storneringscodes.
UPDATE:
Vanaf nu is er een nieuw overzicht waarin gemakkelijk de storneringen en herinneringen te zien zijn, zie onderstaande screenshot:
Met dit overzicht is het nog makkelijker om te zien welke leden gestorneerd hebben (plus welke reden) en welke leden een herinnering / aanmaning hebben ontvangen.
