Via Facturen > aanmaken kunnen de facturen verzonden worden.
Als de pagina leeg is betekent het dat er nog geen facturen klaarstaan met een factuurmoment in het heden, hoogstwaarschijnlijk staan ze dan nog onder ''Toekomstige factuurregels''. In onderstaand voorbeeld staan alleen nog de facturen voor de 2e termijn klaar bij toekomstige factuurregels. Zodra het 1 november is zullen deze facturen verplaatst worden naar het aanmaken scherm.
Via Abonnementen > Overzicht kan bekeken worden welk factuurmoment is gekoppeld aan een abonnement:
Wanneer hierop geklikt wordt is te zien welke factuurmomenten zijn gekoppeld:
Als we bijvoorbeeld bovenstaande facturen willen wijzigen qua datum zodat ze bij de aanmaken pagina komen te staan, in plaats van bij toekomstige factuurregels, zal de data van de in dit geval beide factuurmomenten aangepast moeten worden.
De factuurmomenten kunnen gewijzigd worden via Diversen > Factuurmomenten.
In dit geval willen we de 2e termijn naar voren halen zodat we deze eerder kunnen factureren, dus wijzigen we de datum van termijn 2 naar een eerdere datum. Vergeet vervolgens niet het selectievakje aan te vinken bij ''x factuurregels ook wijzigen''!
Incassofacturen aanmaken en verzenden
Als de facturen qua factuurmoment allemaal goed staan kunnen we teruggaan naar Facturen > Aanmaken.
Max aantal termijnen
Bij het aanmaken van een factuur kan het maximaal aantal termijnen worden gekozen, deze wordt automatisch meegezonden naar LISA Contributie.
Verzendwijze
We raden aan om in bovenstaand overzicht altijd even de facturen die per incasso gaan en degene die per factuur gaan te splitsen. Het makkelijkst is om hiervoor het omvatten / uitsluiten menu te gebruiken. Als ik aan de rechterkant - waar geen kruisje bij staat - 1 keer op ''alle leden factuur'' klik, zullen de iDeal facturen uitgevinkt worden. (Let op: in het omvatten / uitsluiten menu verplaatst het kruisje niet naar de rechterkant, dit kan verwarrend zijn) Vervolgens komt het er zo uit te zien:
Het linker vinkje is nu uit, wat betekent dat alleen de incasso facturen worden aangemaakt indien er onderaan op de knop gedrukt wordt. Het rechter vinkje onder ''LCON'' kan eigenlijk altijd aan blijven. Dit betekent namelijk dat indien het linker vinkje ingeschakeld staat en de facturen worden aangemaakt, deze ook daadwerkelijk door gestuurd worden naar de LISA Contributie module. In het geval van een sponsorfactuur die bijvoorbeeld nog handmatig willen overmaken kan het rechter vinkje worden uitgeschakeld, dan wordt er niks doorgestuurd naar Mollie.
Let ook op: Ondanks dat nu alleen de incasso facturen geselecteerd zijn moeten beide velden ''verzendwijze incasso'' en ''verzendwijze factuur'' alsnog worden ingevoerd.
Nadat de incasso facturen zijn doorgestuurd naar LISA Contributie gaat de rest vanzelf. De incasso opdracht wordt automatisch doorgestuurd naar Mollie en die zullen op de ingegeven uitvoerdatum de incasso doen. Als vereniging moet er alleen nog een mail worden verstuurd naar de leden. Dit kan voor iedereen tegelijk via Facturen > Verzenden > Facturen emailen.
Onderstaand een voorbeeld template die hiervoor gebruikt kan worden:
Onderwerp: [CLUBNAAM]: Aankondiging automatische incasso factuurnummer {factuurnummer}/lidnummer {lidnummer}
Beste {voornaam} (of ouders/verzorgers van),
In de bijlage treft u de factuur aan voor het seizoen 2019-2020. Dit bedrag wordt omstreeks [INCASSODATUM INVOEREN] geïncasseerd van uw rekening.
Wilt u de nota controleren? Mochten er nog vragen of wijzigingen zijn, wilt u deze dan z.s.m. aan ons kenbaar maken via [[email protected]]?
Let op: de incasso vindt plaats via de incassorekening van [CLUBNAAM] van Mollie. Op uw rekeningafschrift zal per lid de naam, het lidnummer en het factuurnummer zichtbaar zijn.
Met vriendelijke groet,
[NAAM PM]
[CLUBNAAM]
LET OP: Gegevens tussen de vierkantje haakjes [ ] moeten vervangen worden door de persoonlijke gegevens.
Alles tussen de accolades { } zijn tags die door het systeem automatisch worden ingevuld.
iDeal facturen aanmaken en verzenden
Nadat de incasso facturen zijn aangemaakt en de mail is verzonden, kunnen de iDeal facturen aangemaakt worden.
In dit geval sluiten we ''alle leden incasso'' uit en houden we alleen de iDeal betalingen over. (Normaal gesproken staan de incassofacturen hier natuurlijk niet meer zoals in onderstaand voorbeeld wel het geval is)
Deze kunnen vervolgens op dezelfde manier worden aangemaakt en worden doorgestuurd naar LISA Contributie. Hierna gaan we weer terug naar Facturen > Verzenden > Facturen emailen. Het aanmaken van iDeal facturen duurt wat langer dan incassofacturen dus hou hier rekening mee. Dit is dan gelijk ook 1 van de redenen dat het het handigst is om de incasso en iDeal facturen te splitsen, naast het feit dat ze natuurlijk een ander mailtje krijgen en het aan- en uitvinken scheelt op de email verzendpagina.
Onderstaand een voorbeeldtemplate van de iDeal mail. Hierbij is het meest belangrijke dat ''{factuurlink}'' hierin staat, aangezien dit de daadwerkelijke iDeal link wordt waarmee de leden kunnen betalen.
[CLUBNAAM]: Contributie factuurnummer {factuurnummer}/lidnummer {lidnummer}
Beste {voornaam} (of ouders/verzorgers van),
In de bijlage treft u de factuur aan voor het seizoen 2019-2020. Via onderstaande link kunt u deze factuur snel betalen via iDeal:
{factuurlink}
Wilt u de nota controleren? Mochten er nog vragen of wijzigingen zijn, wilt u deze dan z.s.m. aan ons kenbaar maken via [[email protected]]?
Let op: de facturatie vindt plaats via de rekening van [CLUBNAAM] van Mollie. Op uw rekeningafschrift zal per lid de naam, het lidnummer en het factuurnummer zichtbaar zijn.
Met vriendelijke groet,
[NAAM PM]
[CLUBNAAM]
Factuurnummer {factuurnummer}/lidnummer {lidnummer}
Nadat deze mailtjes zijn verstuurd gaat de rest automatisch. Het versturen van een vervolgtermijn gaat exact hetzelfde zoals hierboven is uitgelegd. Zodra de betalingen binnenstromen zullen de facturen automatisch op betaald komen te staan binnen KIM. Hou hierbij rekening met eventuele verwerkingstijd.