Inleiding

Met KAS heeft u als vereniging een eenvoudig overzicht van uw inkomsten en uitgaven. U kunt budgetteren en elke dagafschrift door middel van zoektermen automatisch laten koppelen aan categorieën en subcategorieën. Zo gaan energiekosten naar accommodatie / energie en gaan trainersvergoedingen naar hockeyzaken  -trainersvergoedingen.

Kasstroom Overzicht

Onder het tabblad ‘Kasstroom Overzicht’ heeft u in één overzicht een opsomming van uw inkomsten en uitgaven, gekoppeld aan de verschillende hoofdcategorieën. Wanneer u rechtsboven op het groene Excel icoontje drukt, exporteert het systeem het kasstroom overzicht naar een Excel bestand op uw computer. 

Categorieën

Wanneer u op het plusteken [+] naast de hoofdcategorie ‘Algemene kosten’ drukt, klapt het systeem de verschillende subcategorieën uit. Wanneer u op het [-] drukt, worden deze weer ingeklapt.

Als u één of meerdere subcategorieën wilt toevoegen, gaat u naar het tabblad ‘Categorieën’ en drukt u rechtsboven op het plusje [+]. Zodra u dit doet, kunt u een nieuwe subcategorie toevoegen.  Het is ook mogelijk sub-sub categorieën aan te maken, bijv. Hockeyzaken – materialen – tophockey

De nieuwe subcategorie staat nu ook weergegeven bij het ‘Kasstroom overzicht’.

Kasstroom Toewijzen

Onder het tabblad ‘kasstroom toewijzen’ vindt u de posten die nog niet zijn toegekend aan een categorie. Daarbij geeft het systeem aan hoeveel procent al wel is toegewezen. Het kan zo zijn dat 100,0% is toegewezen. Dit houdt in dat alle posten zijn toegekend aan een categorie. Het kan ook zijn dat er 0,0% is toegewezen. Dit houdt in dat er nog geen enkele post is toegekend aan een categorie. 

De posten kunnen op drie manieren worden toegewezen aan een categorie. De eerste manier is  de automatische toewijzing aan de hand van zoektermen.

Automatische toewijzing met zoektermen

Bij de automatische toewijzing met zoekterm voert u een zoekterm naar keuze in. In het voorbeeld is dit [hockey republic]. 

Ga hiervoor naar tabblad ‘Zoektermen’ en druk op ‘Nieuwe zoekterm aanmaken’  Zodra u op ‘Opslaan’ heeft gedrukt, wordt de zoekterm aangemaakt. Als u nu naar het tabblad ‘Kasstroom toewijzen’ gaat, worden automatisch alle dagafschriften met de zoekterm ‘Hockey republic’ automatisch gelinkt aan materialen. 

Onder het tabblad ‘Zoektermen’ is het toegewezen item nu ook te vinden. Als een zoekterm nog geen dagafschriften heeft kunnen linken, kunt u deze nog verwijderen of bewerken. Zijn er wel posten gelinkt, dan dient u eerst deze posten te ontkoppelen (via tabblad ‘Ontkoppelen’). Vervolgens kunt u de zoekterm verwijderen via tabblad ‘Zoektermen’. 

Automatische toewijzing met analyse

Ook kunt u de automatische toewijzing uitvoeren aan de hand van de analyse. Onder het tabblad ’Analyse’ vindt u de lijst met de nog niet toegewezen dagafschriften. Als u een item uit de lijst wilt toewijzen, klikt u op ‘verwerk’. U kunt dan de betreffende categorie selecteren. Zodra de toewijzing is voltooid, krijgt u een groene balk in beeld met ‘Rekeningnummer is succesvol gekoppeld aan de categorie’. Door op het vergrootglas te klikken, kunt u de posten inzien.

Let op: zodra het tabblad ‘Kasstroom toewijzen’ wordt geopend, zullen automatisch alle posten met dat rekeningnummer gekoppeld worden aan de gekozen categorie. Via  ‘Ontkoppelen’ kunt u deze weer ontkoppelen.

Handmatige toewijzing

Ten derde kunt u items ook handmatig toewijzen. Achter de lijst (op tabblad ‘Kasstroom toewijzen’) met posten die nog toegekend zijn aan een categorie, staat ‘verwerk’. Als u dit aanklikt, kunt u aanvinken onder welke categorie u deze enkele post wilt toekennen. U kunt op ‘verwerk’ drukken zodra u een categorie heeft geselecteerd. 

In onderstaand voorbeeld is er op ‘Verwerk’ geklikt achter de post van ‘Sanoma Media Netherlands’ en wordt handmatig gekozen dat deze bij abonnementen hoort.

Grafieken

Onder het tabblad ‘Grafieken’ heeft het systeem de uitgaven en inkomsten in een grafiek weergegeven. Links bovenin kunt het betreffende seizoen selecteren. 

Rechts in het scherm bevindt zich een lijst categorieën die verdere informatie verstrekken. Wanneer u op een van de categorieën drukt, krijgt u een nieuwe grafiek. Een categorie is alleen klikbaar als er posten aan gelinkt zijn. In dat geval is deze ook zwart van kleur.

Voorbeeld: hockeyzaken.

Begroting

Onder het tabblad ‘Begroting’ kunt u de verwachte kasstroom noteren. Na afloop van een bepaalde periode kunt u deze met de realisatie vergelijken. De begroting wordt getoond op het tabblad ‘Kasstroom overzicht’ 

Ontkoppelen

Het systeem biedt ook de mogelijkheid om dagafschriften terug te draaien. Dit wordt geregeld onder het tabblad ‘Ontkoppelen’. Er kan op twee manier ontkoppeld worden. De eerste manier is ontkoppeling door middel van een zoekwoord. De andere manier is ontkoppeling door middel van een zoekterm. 

Ontkoppeling door middel van de laatste gekoppelde zoekterm

Bij ontkoppeling door middel de laatst gekoppelde zoekterm, kunt u selecteren welk koppeling met welke zoekterm wilt ontkoppelen

Zodra u op ‘Ontkoppel’ heeft gedrukt, zullen de posten ontkoppeld worden. Zorg er wel voor dat u na het ontkoppelen eventueel de zoekterm verwijderd om automatisch koppelen niet meer uit te laten voeren.

Ontkoppeling door middel van een zoekterm

Ten tweede kunt u ook ontkoppelen door middel van een zoekterm. Het systeem geeft zelf al een selectie aan van items die u kunt ontkoppelen. Voorbeeld: [hockey republic]. Nadat u een van deze items heeft geselecteerd, moet u een tijdsperiode invoeren.

Na het drukken op ‘Zoek’, verschijnen de dagafschriften en kunt u bepalen welke posten u ontkoppelt.