In deze handleiding worden alle stappen van LISA Contributie binnen KIM2.2 uitgelegd. Gebruik je als vereniging nog Club Collect of de oude module dan verwijzen we je graag naar de andere handleidingen. Mocht de KIM2.2 omgeving helemaal nieuw zijn dan verwijzen we je ook graag naar deze handleiding voor alle basisfuncties.
Alle onderdelen van deze handleiding zijn ook beschikbaar als video uitleg. Klik hier om deze filmpjes te bekijken.
Algemene informatie
Klik hier voor de algemene informatie en het onboarding proces van LISA Contributie.
Klik hier voor een uitleg van de automatische termijnen functie en voorbeelden van hoe de betaalpagina er voor het lid uit komt te zien.
Seizoensovergang KIM2.2 en voorbereidingen voor het nieuwe seizoen
Na de seizoensovergang binnen het ''algemene'' Lisa zal er binnen de KIM2.2 omgeving ook een overgang gedaan moeten worden. De belangrijkste stappen hiervan zijn alle bestaande abonnementen van het afgelopen seizoen kopiëren en de doorlopende abonnementen verlengen. Hierdoor hoef je nooit alle abonnementen opnieuw in te voeren of alle leden opnieuw een abonnement toe te wijzen.
Seizoen kopiëren
Via het menu Abonnementen > Seizoen kopiëren kunnen alle abonnementen die in het afgelopen seizoen actief waren heel gemakkelijk worden over gezet naar het nieuwe seizoen. In onderstaand voorbeeld gaan we de abonnementen van seizoen 2022-2023 kopiëren naar het nieuwe seizoen 2023-2024.
Zodra je op ''start'' hebt geklikt kom je op onderstaande pagina. In het geval je in voorgaande seizoenen de termijnen nog handmatig had ingericht via de factuurmomenten, dan is er ook de optie om de betaalwijzes met meerdere termijnen eruit te halen. Dan is enkel een betaalwijze met 1 termijn voldoende. Voor meer informatie over de automatische termijnen functie, klik hier.
In deze testomgeving gebruiken we de nieuwe termijnen functie dus is één betaalwijze met 1 termijn voldoende.
Klik op volgende en selecteer vervolgens de juiste data. Deze datum bepaalt vanaf wanneer de facturen aangemaakt mogen worden. Bij een datum in de toekomst zullen alle factuurregels onder het menu Facturen > Aanmaken > Toekomstige factuurregels komen te staan. In dit voorbeeld willen we op 1 september 2023 de factuurregels aanmaken zodat het eind september geïncasseerd kan worden.
In onderstaand scherm kan je vervolgens bepalen of er abonnementen niet mee gekopieerd hoeven te worden naar het nieuwe seizoen. Mocht er dus een verouderd abonnement in staan dat niet meer zal worden gebruikt, schakel dan het vinkje uit.
De laatste stappen van het kopiëren zijn de benamingen controleren en de eventuele prijswijzigingen doorvoeren. Mocht dit nog niet bekend zijn dan kan dit later altijd nog gewijzigd worden via het menu Abonnementen > Overzicht.
Zodra dit is gedaan zullen alle abonnementen geactiveerd worden in het nieuwe seizoen. Hierna kunnen we gaan verlengen, dit betekent dat iedereen die in het afgelopen seizoen een doorlopend abonnement had met één druk op de knop opnieuw aan het juiste abonnement zal worden gekoppeld. Dit scheelt elk seizoen honderden leden handmatig nalopen. Ook zullen jeugdleden op basis van de peildatum automatisch over gezet worden naar de juiste leeftijdscategorie.
Klik op Abonnementen > Verlengen om dit te doen. LET OP: selecteer in onderstaand scherm altijd het afgelopen seizoen. Dus in dit voorbeeld is het nieuwe seizoen 2023-2024 en verlengen we vanuit het afgelopen seizoen 2022-2023.
Nadat de abonnementen zijn verlengd is de seizoensovergang voltooid. De volgende stap zal het toekennen van de laatste abonnementen zijn en alles controleren.
Abonnementen en factuurregels controleren (checklist)
Allereerst is het belangrijk om de leden die nog geen abonnement hebben te bekijken. Dit zijn geheel nieuwe leden of leden die vorig seizoen geen doorlopend abonnement hadden. Dit kan gedaan worden via het menu Overzichten > Zonder abonnement.
In bovenstaand scherm kunnen de juiste abonnementen worden gekoppeld aan de leden. Let goed op afwijkende ledengroepen en het team waar het lid in zit. In het geval van nieuwe leden (zie de kolom ''inschrijfdatum'') kan het inschrijfgeld indien van toepassing worden aangevinkt. Vergeet niet na het kiezen van de abonnementen onderaan op ''Abonnementen toevoegen'' te klikken, anders wordt het niet opgeslagen.
Nadat de lijst van ''Zonder abonnement'' is gecontroleerd zullen alle leden een abonnement hebben. Nu is het belangrijk om te controleren of dit allemaal goed is gegaan. De eerste stap om dit te controleren is het menu ''Meerdere abonnementen''. Mocht een lid per ongeluk een dubbel abonnement hebben dan kan dat via onderstaande pagina makkelijk gecorrigeerd worden. 
De belangrijkste controle pagina is ''Abonnement team''. Hier zullen alle leden die in een team zitten worden getoond per team. In het geval dat een lid een verkeerd abonnement heeft dan zal dat op deze pagina makkelijk zichtbaar zijn.
In onderstaand voorbeeld zie je bijvoorbeeld dat Test Lid 2 in een team genaamd ''Test team'' zit en in de ledengroep ''Trimlid'', maar nog geen abonnement heeft. Bij dit lid zal dus nog een Trim abonnement moeten worden toegevoegd.
Zodra alle teams aan de juiste abonnementen gekoppeld zijn kan de rest van de checklist doorlopen worden. Ga hiervoor naar Diversen > Checklist. De meeste punten kunnen in dit stadium al afgevinkt worden maar punt 3 en punt 5 is nog goed om te controleren bijvoorbeeld.
Op het moment dat alle voorbereidingen gedaan zijn en alle controles zijn doorgelopen dan kan er onderin op ''Verwerken'' worden geklikt. Wij zullen een melding krijgen en alles nog even controleren voor de zekerheid. Mochten wij nog vreemde dingen tegen komen dan zullen we dit nog even laten weten zodat het nog gecorrigeerd kan worden voordat de facturen definitief worden aangemaakt. De vereniging ontvangt ook een melding zodra de checklist is vrijgegeven, vanaf dit moment zal het menu Facturen > Aanmaken ook weer te bereiken zijn.
Factuurprofiel
Tijdens het oplevergesprek is er samen met een LISA medewerker een factuurprofiel ingericht. Dit factuurprofiel bevat een aantal belangrijke gegevens:
- Het maximum aantal termijnen dat het lid mag kiezen (indien gebruik wordt gemaakt van de nieuwe termijnen functie)
- De interval tussen deze termijnen. Dit is altijd een vast aantal dagen / weken / maanden.
- Het automatische herinneringsprofiel. Standaard staat dit op 15-30-45-60 dagen zoals onderstaand.
- Eventuele aanmaningskosten of extra termijn toeslag.
Neem contact op met [email protected] als het profiel gewijzigd moet worden. Hou er rekening mee dat de wijzigingen binnen het factuurprofiel pas gelden voor alle facturen die vanaf dat moment worden aangemaakt, wacht dus met het definitief aanmaken van de facturen als je nog iets wilt wijzigen binnen het profiel.
Aanmaken en verzenden
Bij het menu Facturen > Aanmaken komen alle factuurregels te staan. De factuurregel(s) van de leden staan op deze pagina klaar om definitief aan te maken en door te sturen naar Mollie. Controleer deze pagina altijd nog goed voordat je de batch doorstuurt.
Mocht de pagina Facturen > Aanmaken helemaal leeg zijn, dan zal het factuurmoment hoogstwaarschijnlijk nog in de toekomst liggen.
We willen in dit voorbeeld de toekomstige factuurregels nu al aanmaken maar dit is via onderstaande pagina niet mogelijk. De facturen kunnen per stuk verplaatst worden maar dit kan ook in bulk via het menu Diversen > Factuurmomenten.
Om het in bulk te wijzigen klik je in het menu Diversen > Factuurmomenten op het potloodje bij het desbetreffende profiel:
Selecteer in onderstaand scherm een datum in het heden en vink vervolgens ook aan dat de reeds bestaande factuurregels worden verschoven naar de Aanmaken pagina. Klik vervolgens op opslaan.
Als we nu opnieuw naar de Facturen > Aanmaken pagina gaan zien we dat de factuurregels wel correct klaar staan.
In dit scherm kan er nog per lid (tip: gebruik CTRL+F bij het zoeken naar een specifiek lid) gecontroleerd worden wat er precies gefactureerd zal worden. Door op het plusje links van de naam te klikken zie je welke factuurregel en welke datum er gekoppeld staan. Ook is het mogelijk om een concept PDF te downloaden door aan de rechterkant op het PDF icoontje te klikken. Hou er rekening mee dat de verwerkingsdatum (indien deze tag wordt gebruikt in het template) in het concept PDF altijd op de datum van de download zelf zal staan, dit zal wijzigen naar de daadwerkelijke incassodatum zodra de factuur definitief is aangemaakt.
Aan de linkerkant staan 2 rijen met vinkjes. Als het linker vinkje ingeschakeld staat dan zal de factuur worden aangemaakt. Als het rechter vinkje onder ''LCON'' ook ingeschakeld staat dan zal de factuur naar Mollie gestuurd worden. De enige 2 opties zijn dus alleen het linker vinkje inschakelen of beide vinkjes inschakelen. Als er een factuur wordt aangemaakt met enkel het linker vinkje ingeschakeld dan zal de factuur dus niet naar Mollie gaan voor incasso en kan er ook geen betaallink worden meegestuurd. Als alleen het rechter vinkje staat ingeschakeld en je klikt op ''Doorsturen naar LISA Contributie'', dan zal er dus niks gebeuren.
Bij Sponsoren staat standaard alleen het linker vinkje ingeschakeld, aangezien de meeste sponsoren een ouderwetse factuur willen en geen incasso / iDEAL link. Mocht een sponsor dit toch wel willen dan kunnen gerust alsnog beide vinkjes worden ingeschakeld.
Daarnaast raden wij aan om in dit scherm de incasso en iDEAL facturen te splitsen van elkaar en om de beurt aan te maken.
De reden hiervan is dat de begeleidende mail meestal net iets anders is en binnen het Verzenden scherm is het moeilijker te splitsen van elkaar. In dit geval kan je bovenin het ''omvatten / uitsluiten'' menu eenmaal op ''alle leden factuur'' klikken aan de rechterkant. Op deze manier gaan de linker vinkjes van de iDEAL facturen uit en zullen ze dus ook niet aangemaakt worden.
In bovenstaand voorbeeld staan de rechter vinkjes van de iDEAL facturen wel nog ingeschakeld, maar dit maakt verder dus niet uit. Als we nu op ''Doorsturen naar Lisa Contributie'' klikken zullen alleen de 5 incassofacturen worden aangemaakt.
Selecteer vervolgens bij beide verzendwijzes ''per beide emailadressen'', tenzij je als vereniging heel zorgvuldig de factuur mailadressen op een bepaalde manier hebt geregistreerd als eerste of tweede mailadres. Let er ook op dat ondanks we de iDEAL facturen hebben uitgevinkt de ''Verzendwijze factuur'' wel ingevuld dient te worden.
Selecteer daarnaast de uitvoerdatum van de incasso. We raden aan om dit nooit op een zaterdag, zondag of maandag te plannen. De reden hiervan is dat wij het altijd 1 werkdag van te voren definitief doorsturen naar Mollie. Dus met een incassodatum op maandag dan sturen wij het vrijdag om 00:01 al door en kunnen er het hele weekend voorafgaand aan de incasso geen correcties meer gedaan worden. In het geval van een incasso op dinsdag sturen wij het pas maandagochtend door en kan er op zondag bijvoorbeeld nog een credit gemaakt worden. Meer informatie over het corrigeren en crediteren van facturen volgt.
Klik hier voor het vervolg van deze handleiding.