Dit document beschrijft de registratie van sponsoren en het facturen van sponsoren. Contents Sponsormodule en sponsorfacturatie.
Sponsormodule
Voor de sponsormodule heeft u autorisatie ‘sponsoring’ nodig, om daadwerkelijk de sponsoren te facturen heeft u autorisatie ‘Financiën/KIM’ nodig.
In de sponsormodule kunt u verschillende types sponsoren registeren, denk hierbij aan ‘Leads’, ‘Prospects’, ‘Relaties’, ‘sponsors’.
Voornamelijk zal het type ‘Sponsors’ gebruikt worden. Is een sponsor geen sponsor meer dan past u het type aan naar ‘oud sponsor’. Op dat moment kunt u deze ook eventueel verwijderen.
Instellingen
Alvorens een sponsor aan te maken dient u bij het onderdeel ‘instellingen’ de sponsorcategorieën aan te maken, denk hierbij aan bijvoorbeeld ‘Hoofdsponsor’, ‘bordsponsor’, ‘gouden sponsor’ etc. Een sponsor kan toegekend worden aan één categorie.
Daarnaast kunt u contractcategorieën aanmaken, dit is voornamelijk bedoeld voor rapportages over contracten welke je bij sponsoren hebt geregistreerd.
Daarnaast is het mogelijk om commissieleden te registreren, dit is vooral bedoeld voor een handig lijstje onderling voor de sponsorcommissie, dit wordt verder nergens gebruikt.
Sponsors registeren
Via de knop sponsors en dan het tabblad sponsors toevoegen kunt u een sponsor aanmaken. U vult de desbetreffende gegevens in en drukt op opslaan.
Zodra de sponsor is toegevoegd kunt u deze bewerken en eventueel een banner uploaden, deze kan ook op de website getoond worden.
Zodra u een sponsor bewerkt heeft u ook een tabblad contactpersonen, hier is het mogelijk aan te geven wie het factuurcontact en het hoofdcontact is voor deze sponsor. De factuurcontact wordt gebruikt voor de facturatie om te bepalen aan wie de factuur gestuurd dient te worden.
Voorbereiding facturatie
Om een sponsor te kunnen facturen dient u eerst een voorbereiding te treffen, dit doet u eenmalig per seizoen.
In KIM 2.2 ga naar het onderdeel ‘factuurmomenten’ links onder in het menu. Ga daarna naar het tabblad ‘Sponsor factuurmomenten’/‘sponsor factuurmoment toevoegen’, hier geeft u aan wat de termijnen en termijndata is voor de facturatie van sponsoren. Voornamelijk gebruikt u ‘1 termijn’ met een datum in het lopende seizoen. Vanaf die datum kunt u sponsoren factureren.
Contracten
Zodra een factuurmoment is aangemaakt, kunt u terug naar LISA – sponsoring – desbetreffende sponsor om de sponsor een contract te geven. Een contract wordt gebruikt om:
- Het fysieke contract te registreren bij de sponsor
- Om de sponsor te factureren
Zodra u op het tabblad ‘Contract toevoegen’ klikt kunt u een contract toevoegen bij de sponsor.Tot de einddatum van het contract worden de factuurregels elk jaar opnieuw aangemaakt.
Vinkt u het vinkje achter BTW aan, dan wordt het percentage wat is ingevuld als aparte BTW regel op de factuur getoond.
Bij betaalwijze kunt u een keuze maken uit de factuurmomenten welke u aangemaakt heeft.
Zodra het contract is aangemaakt drukt u op het [+] voor de datum van het contract.
Vervolgens drukt u op ‘Contractregel toevoegen’ om het bedrag wat gefactureerd dient te worden te registreren:
Eventueel kunt u nog een regel toevoegen. De BTW dient niet apart toegevoegd te worden, deze wordt automatisch berekend indien u de checkbox heeft aangevinkt en een percentage hebt ingevoerd bij het contract.
Factureren
Zodra de sponsoren welke u wilt factureren allemaal een contract en contractregels hebben kunt u een factuur maken hiervoor.
Een factuur maken voor sponsoren doet u in KIM 2.2. Hiervoor gaan u naar aanmaken.
Alvorens definitief aan te maken klikt u op de PDF-icoon achter de regel van de sponsor, u ziet hier het factuurvoorbeeld. Indien deze niet naar wens is, kunt u deze aanpassen via Kim2.2 – PDF Onderhoud en dan linksboven desbetreffende categorie.
De volgende extra tags kunt u gebruiken bij de layout van sponsoren:
[sponsornaam] = de naam van de sponsor
[postnaam] =de postnaam van de sponsor
[voornaamcontactpersoon] = voornaam van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
[voorletterscontactpersoon] = voorletters van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
[tussenvoegselcontactpersoon] = tussenvoegsel van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
[achternaamcontactpersoon] = achternaam van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
[contactpersoon] = voornaam + achternaam van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
[aanhef] = dhr/mevr van het factuurcontact contactpersoon van de sponsor
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.