Inplannen van diensten

Via de knop ‘Planning’ kunt u de planning voor clubdiensten (bijv. bardiensten, schoonmaak diensten, infobalie diensten etc.) invoeren, standaard zijn de volgende diensten in te plannen:

• Barmedewerker
• Barhoofd
• Corvee
• Zaalwacht
• Wedstrijdtafel

U dient eerst een dienst aan te maken waarbij u aangeeft hoeveel diensten van elk soort u wilt hebben in de planning op een aangegeven tijdstip. Daarna kunnen er personen op worden ingepland of kunnen personen via de website (indien aanwezig) zich inplannen op deze diensten.

Dienst aanmaken

Onderaan het scherm kunt u een nieuwe dienst aanmaken, kies een datum en klik op ‘toevoegen’.

Standaard kunt u 6 tijdframes aanmaken voor de diensten. Indien u meer dan 6 tijdframes wilt vullen dient u de dienst nogmaals aan te maken op dezelfde datum.
Selecteer een starttijd en eindtijd en geef per dienst aan hoeveel personen u nodig heeft.

Door op ‘Aanmaken’ te drukken wordt de dienst aangemaakt.

Door middel van het rode kruisje is de dienstenplanning geheel te verwijderen. Door middel van het witte icoontje is het mogelijk om deze planning te kopiëren naar andere dagen, zodoende u niet elke keer opnieuw de gehele planning op te moeten bouwen.

Zodra u op de datum klikt kunt u personen inplannen op deze diensten.

Door middel van het rode kruisje kunt u een dienst verwijderen.

Druk op ‘Toewijzen’ om bij de desbetreffende dienst een persoon in te plannen.

U kunt zoeken in ‘alle leden’, dit zijn alle ‘spelende’ leden. Of u kunt zoeken in ‘alle vrijwilligers’ dit betreft de ‘geen leden’ van de club.

Met de knop ‘Toon “uitsluiten van bardienst” groepsleden’ is het mogelijk om bepaalde personen niet in de selecties voor te laten komen. Zie hiervoor de handleiding uitsluiten van diensten.

Zodra u een persoon heeft gevonden drukt u op ‘Verwerken’. Nu wordt getoond of dit persoon al andere activiteiten heeft op het aangegeven tijdstip. Door het venster te sluiten plant u deze persoon in op de dienst. Door de naam weer weg te halen uit de selectie en op ‘Selecteer naam’ te plaatsen haalt u deze persoon weer weg

Planning per e-mail versturen

Om de planning per e-mail te versturen vinkt u aan naar wie u deze allemaal wilt sturen. Daarna vinkt u aan ‘Vink deze aan om het schema per e-mail te verspreiden’. Indien u zelf ook een kopie wilt ontvangen van elke verzonden mail vinkt u ‘Kopie van de mails ontvangen’ aan.

Onder in het scherm kunt u een aanvullende mailtekst toevoegen aan de standaard gepersonaliseerde email. Deze standaard mail kan de beheerder van de club aanpassen bij Informatie – Vaste content.

Het is mogelijk een document toe te voegen aan de e-mail; denk aan een document met instructies, zie hiervoor het helpitem 'Diensten - documenten'

Druk op ‘Per e-mail verspreiden’ om de planning definitief te versturen.

Wilt u de e-mail van een andere adres sturen, dan dient u meerdere adressen gekoppeld te hebben aan uw gebruikersnaam. De beheerder kan u toegang geven tot meerdere adressen.