Afgelastingen van wedstrijden

Onder de autorisatie wedstrijden staat de optie ‘afgelasten’. Daar verschijnt het volgende scherm: 

De module is onderverdeeld in een paaronderdelen: 

• Communicatie: Dit is het scherm waar alle afgelastingen binnen komen, alle uitgaande afgelastingen worden getoond, alle afgelastingen worden getoond naar LISA clubs en afgelastingen worden getoond die goedgekeurd zijn 
• Thuis/uit: hier wordt een overzicht gegeven van de thuis en uitwedstrijden per datum 
• Clubinstellingen /telefoonlijst: hier vindt u de instellingen voor de afgelasting widget voor de website, een overzicht van de geregistreerde wedstrijdsecretarissen van uw eigen verenging en een telefoonlijst van alle wedstrijdsecretarissen waar uw vereniging wedstrijden tegen heeft.

Communicatie

Met de afgelastingenmodule is het mogelijk om afgelastingen direct te versturen naar andere wedstrijdsecretarissen, dit noemen wij ‘per LISA Direct’. Zodra u een afgelasting doet en deze per ‘LISA Direct’ stuurt, dan kan de tegenpartij deze afgelasting via LISA goedkeuren, deze komt dan namelijk bij inkomende afgelastingen binnen. Door middel van de knop ‘bevestig deze afgelasting’ kunt u een akkoord geven voor deze afgelasting en vervolgens uw eigen team een e-mail of SMS sturen dat deze wedstrijd afgelast is. 

Bereikbaarheid 

Met deze manier van afgelasten hoeft u niet meer uren aan de telefoon te zitten, u doet een afgelasting en de tegenpartij krijgt deze binnen in LISA. Afgelastingen van andere verenigingen kunnen ook zo bij u binnenkomen, zorg ervoor dat u bij tabblad ‘Clubinstellingen’ de correcte wedstrijdsecretarissen heeft staan, de mobiele nummers en e-mailadressen zijn de nummers en adressen van het desbetreffende lid. Een afgelasting vanuit een andere club wordt gestuurd naar de wedstrijdsecretaris welke verantwoordelijk is voor de desbetreffende wedstrijd. 

Inkomende verzoeken 

Hier vindt u een overzicht van alle inkomende verzoeken vanuit andere hockeyverenigingen (Tegenpartij). U kunt een inkomend verzoek bevestigen, hiervan krijgt de tegenpartij (Die de afgelasting heeft gedaan) een bericht van. Daarnaast kunt u uw eigen team informeren dat deze wedstrijd afgelast is. Zodra u de afgelasting bevestigd wordt het wedstrijdschema en de afgelasting widget voor de website ook bijgewerkt en staat deze wedstrijd als afgelast. Zodra een inkomende afgelasting is bevestigd wordt deze verplaatst naar ‘goedgekeurd’

Uitgaande verzoeken 

Hier vindt u een overzicht van de afgelastingen die u heeft gedaan en heeft uitstaan bij andere verenigingen. Mocht u bijvoorbeeld de tegenpartij ook aan de telefoon hebben gehad en akkoord hebben dan kunt u zelf ook deze afgelasting bevestigen. Zodra een afgelasting is bevestigd wordt deze verplaats naar ‘goedgekeurd’ 

Contact opnemen 

Mocht u een afgelasting doen en deze niet ‘Per LISA direct’ doen of de tegenpartij gebruikt geen LISA, dan komt deze afgelasting in de lijst van ‘contact opnemen’ en dient u zelf contact op te nemen met de tegenpartij en deze afgelasting te bevestigen. 

Goedgekeurd 

Hier vindt u een overzicht van alle afgelastingen welke zijn bevestigd

 Het afgelasten 

Voornamelijk last u thuiswedstrijden (daar waar uw club thuis speelt) uit, maar het is ook mogelijk om uitwedstrijden (daar waar uw club uit speelt) af te gelasten. U gebruikt hier respectievelijk de tabbladen ’Thuis’ en ‘Uit’ voor 

Als u een thuiswedstrijd wilt afgelasten staat het scherm gesorteerd op tijdstip, bij uitwedstrijden staat deze gesorteerd op clubnaam. 

Om een thuiswedstrijd af te gelasten klikt u op het tabblad ‘Thuis’ en selecteert u de datum waarvoor u de afgelasting wilt doen: 

Links staan de wedstrijden die nog NIET afgelast zijn, als u op afgelasten drukt bij een wedstrijd, tijdstip, of alles; dan verplaatsen deze wedstrijden naar rechts. De wedstrijden zijn dan nog niet afgelast, u heeft alleen een selectie gemaakt van welke wedstrijden u wilt afgelasten. 

Druk nu op volgende, vervolgens kunt u aangeven hoe u het wedstrijdsecretariaat van de tegenpartij wilt informeren, per e-mail, per SMS en/of per LISA-Direct. Wij adviseren alledrie te gebruiken. Daarnaast geeft u aan wat de reden van afgelasting is en als welke wedstrijdsecretaris de afgelasting wordt gedaan.

Onderin het scherm kunt u kiezen wie van het team waarvoor de wedstrijd wordt afgelast geïnformeerd wordt en met welke e-mail-/SMStekst. Standaard staat er een e-mailtekst voorgedefinieerd, deze is in dit scherm direct aan te passen. Maar u kunt ook de standaard tekst eenmalig goedzetten via LISA – Informatie – Vaste content. 

Als u nu op ‘Maak de afgelasting definitief en informeer uw leden’ drukt, dan krijgt het wedstrijdsecretariaat een bericht via e-mail, SMS en/of LISA Direct en krijgen uw leden die u geselecteerd hebt ook een bericht. 

Vervolgens staat de wedstrijd als afgelast in uw schema’s en staat deze wedstrijd op het tabblad communicatie onder ‘Uitgaande verzoeken’. Mocht het zo zijn dat u een wedstrijd afgelast en u heeft ‘LISA Direct’ niet aangevinkt OF de tegenpartij gebruikt geen LISA, dan staat deze wedstrijd op het tabblad communicatie onder het onderdeel ‘Contact opnemen’ 

Terugdraaien van de afgelasting 

Indien u een afgelasting heeft gedaan, maar later deze wilt terugdraaien, dan kunt u naar het tabblad ‘Thuis afgelast’ of ‘Uit afgelast’ gaan en daar de afgelasting terugdraaien. 

Afgelastingsformulieren 

Deze stap is vanaf september 2021 niet meer nodig

Via de knop ‘afgelastingsformulieren’ kunt u afgelastingsformulieren laten genereren en deze per email versturen. 

De website-widget 

(let op: dit is een optionele module en kan door de beheerder bij Support – Modules besteld worden). 

Op de voorpagina van de website wordt direct weergegeven dat de wedstrijd is afgelast. Ook in het wedstrijdschema komt deze melding direct terug. 

Voorbeeld: 

Er worden 5 wedstrijden aangegeven en als er meer zijn verschijnt er een knop om de gehele lijst te tonen. Daarnaast zal er een melding verschijnen als alle uit- en/of thuiswedstrijden afgelast zijn, afzonderlijke wedstrijden worden dan niet weergegeven. 

Via LISA – Afgelasten – clubinstellingen is aan te geven wanneer deze module getoond dient te worden op de website: 

Eenvoudig kunnen er meerdere periodes aangegeven worden. Selecteer een ‘Vanaf’ en ‘t/m’ en druk op het groene + icoon om de periode op te slaan. Als de datum van vandaag in een periode komt welke aangegeven is zal de module getoond worden.