Beheren van het organisatieschema

Via de knop ‘Beheer’ kunt u de organisatie van uw vereniging configureren. Indien u gebruik maakt van de websiteversie dan wordt dit netjes op een pagina getoond op de website.

 

 

Een vereniging bestaat uit diverse commissies die weer onderverdeeld kunnen zijn.
In LISA voert u de structuur in van de commissies en wijst de functies in de (sub)commissies toe aan de personen. Er zijn drie niveaus mogelijk: hoofdcommissie, commissie en subcommissie.

 

De hoofdcommissie is verplicht, commissie en subcommissie kunt u openlaten. 

Onder de indeling van de commissies hangen de functies. Bij de functies kan u een functiebeschrijving invullen en aangeven hoeveel tijd voor het uitvoeren van de functie nodig is.

 

U geeft bij elke functie aan of de functie openbaar is. Dat betekent dat de functie op de site getoond wordt.

De naam die u toewijst aan de functie, verschijnt op de website. U heeft daarbij de mogelijkheid om ook het telefoonnummer en/of e-mailadres op de site te tonen.

Ook is het mogelijk om op commissienivo en functieniveau een (algemeen) e-mailadres te tonen op de site.
Als een functie niet is ingevuld, verschijnt deze bij de vacatures.

Organisatieschema opbouwen

 

Het invoeren van het schema gaat in een aantal stappen:

• Invoeren van de afzonderlijke commissies en functies
• Koppeling van de commissies en functies
• Toewijzen van de functies 

 

Stap 1: invoeren van de commissies en functies

 

Er zijn verschillende commissies en functies in te vullen. Hierbij kunt u denken aan: 

 

• Hoofdcommissie: Bestuur en Technische zaken
• Commissie: Technische commissie en Materialen commissie
• Functiesoorten: voorzitter, lid, secretaris

 

Toevoegen commissie/functiesoort

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer' en kies het laatste tabblad 'Commissies':

 

 

Kies onder 'Commissie toevoegen' uit het dropdown-menu een hoofd-, (sub)commissie-, of functiesoort. Vul een naam in en klik op 'Opslaan':

 

 

Wijzigen commissie/functiesoort

 

Om een commissie of functiesoort aan te passen gaat u naar het tabblad 'Commissies' onder 'Organisatie - Beheer'

Kies uit het dropdown-menu de betreffende commissie/functiesoort.

Klik nu op wijzig op dezelfde regel. Klik na het wijzigen van de informatie op 'Opslaan':

 

 

 

 

Verwijderen categorie

Ga naar het tabblad 'Commissies', selecteer een commissie/functiesoort.

Klik op wijzig in dezelfde regel en klik daarna op 'Verwijder'.

 

Stap 2: Koppeling commissies en functies 

 

Koppeling commissies en functies 

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functie toevoegen'.

Kies de hoofdcommissie en eventueel de subcomissie. 

Let op: u moet altijd een hoofdcommissie kiezen.

Kies nu de functiesoort, ook deze moet altijd worden gekozen.

U kunt verder de informatie aanvullen:

• Aantal uren: het aantal uren per week wat deze functie in beslag zal nemen
• Functie, e-mailadres, telefoon openbaar: komen deze openbaar op de website?

 

NB: Het totale organisatie-overzicht is te vinden onder overzichten op het tabblad 'Organisatie'

 

U kunt nu de volgende koppelingen maken:

 

Bestuur – voorzitter
Bestuur – secretaris
Technische zaken - Technische commissie - voorzitter
Technische zaken - Technische commissie - lid
Technische zaken - Technische commissie - lid
Technische zaken - Materialen commissie - voorzitter
Technische zaken - Materialen commissie - lid 

 

 

Wijzigen functie 

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functies'.

Klik op het wijzig-teken () voor de betreffende functie.

Nu kunt u de gegevens van de functie wijzigen.

Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen door te voeren. 

 

Verwijderen functie 

 

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functies'.

Klik op het verwijder-teken () voor de betreffende functie.

Klik op 'OK' om te bevestigen en de functie definitief te verwijderen:

 

 

 

Stap 3 Toewijzen van de functies

 

 

Functie toewijzen aan een persoon

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functies toewijzen'.

Zoek de betreffende functie en vink deze aan.

Vul onderaan in het scherm de startdatum in en klik op 'Verwerken':

 

 

Ga nu terug naar de functie en klik op het plusje.

Onder de functie verschijnt nu de startdatum en vacature in vet gedrukte letters.

Klik op het wijzig-icoon () en vul de gegevens in. Klik op 'Ok' om op te slaan.

U kunt tevens een einddatum invullen, al is dat niet verplicht. 

En er is een mogelijkheid een e-mailadres te gebruiken voor de functie, u kunt kiezen uit de e-mailadressen die uw beheerder heeft staan in LISA Gebruikers - Emailafzenders te gebruiken in LISA

 

Functie toewijzen aan een andere persoon

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functies toewijzen'.

Zoek de betreffende functie op en vink deze aan.
Vul onderaan in het scherm de startdatum in en klik op 'verwerken':

 

  

Er is een vacature toegevoegd en een einddatum ingevuld bij de vorige persoon.

Klik op het wijzig-icoon achter de functie. 

Vul de gegevens in en klik op OK. 

 

Functie beëindigen

 

Ga naar 'Organisatie - Beheer', tabblad 'Functies toewijzen'.

Zoek betreffende functie op en vink deze aan.
Vul onderaan in het scherm de startdatum in en klik op 'verwerken'. 

 

Er is een vacature toegevoegd en een einddatum gevuld bij de vorige persoon.

Indien u geen nieuwe vacature wilt, verwijdert u deze door op het verwijder-icoon achter vacature te klikken.

 

NB: U kunt ook meerdere functies aanvinken en tegelijk beëindigen.